אני עמוסה!! הכל מסתובב לי בראש, יש לי יותר מידי משימות! באותם רגעים שהדרישות מציפות אותנו, אנחנו בהחלט מעוניינים למלא את כולם: ללכת לפגישות שנקבעו, לקדם פרויקט חשוב, להחזיר טלפונים, לקבוע פגישות, לבצע שיחה חשובה שחיכתה זמן רב, לטפל בתלונת לקוח, אולי לחטוף לאכול משהו, ועוד להוציא את הילדים, לדבר עם בן הזוג ועוד ועוד ועוד משימות... אנו "נכנסים למצב של פעילות טורבו" ומתחילים לבצע ולהוריד מעלינו משימות.

אדם ניטרלי ומשימתי אשר היה קופץ לרגע אל הלו"ז שלנו, ובוחן אותו מהצד, בוודאי היה מכריע כי מספר ימים היו מכילים אותם ולא ניתן להכניסם להיום והיה ממליץ לנו...
אבל בתוכנו הציפייה המרצה, האופטימית, התמימה שלנו - היא להצליח לסיים את כולם.

מצב לחץ
בדיוק באותם רגעים ביום, בהם אנו חשים שרמת המשימות שנדרשת מאיתנו גבוהה מהיכולות והמשאבים שלנו, אנחנו חשים  לחץ, שהיא בעצם תגובה של הגוף לדרישות או איום המופעלים עליו. זהו חוסר איזון, בין האופן שאנו תופסים את היכולות שלנו, לבין האופן בו אנו תופסים את הדרישות מאיתנו. ככל שהפער גדל, כך הלחץ גדול יותר.

דרישות = משימות, ציפיות, עבודה, התחייבויות, בקשות

יכולות= זמן, כוח, אנרגיה, כסף

ציפייה להצליח להכניס תכולת בקבוק לתוך פקק
נסו להצליח להכיל תכולה של בקבוק מים, בתוך הפקק בלבד, מה יקרה? האם תצליחו?
כל המים ישפכו ומה שהפקק יוכל להכיל זה רק את יכולת הקיבול שלו, ומה שייכנס ייכנס ללא מיון ולא שליטה.

מודעות למשאבים: זמן, אנרגיה, כסף
עלינו להיות מודעים לכל אחד מהמשאבים האלו,
להבין מה כמות הזמן שיש לנו היום, וכמה משימות יכולות להיכנס לזמן זה.
כמה כסף יש לי לפרויקט, מה התקציב שלי ואיך אנצל אותו הכי נכון? 

מחירי ניהול זמן לקוי
  ביצוע של המשימות "הדחופות" והלוחצות ולא המשימות החשובות והמקדמות באמת את מטרותינו האמיתיות.
  תגובות רגשיות ופיזיות ללחץ- אינסוף תופעות, המתבטאות באופן אחר אצל אנשים שונים.
  חוסר מיקוד ופיזור חשיבתי, אנרגטי ובביצוע המשימות.
  חוסר הנאה
  התשה
  חוסר שביעות רצון
  חווית אי הצלחה ואפילו אי הצלחה אמיתית בתפקיד.

גלגל הצלה להחזרת השליטה והמיקוד לידינו- שלבים מעשיים
1. עצרי!! רגע!!
קחי לך רגע של פסק זמן. החליטי שאת מחזירה לעצמך את המיקוד ומתחילה לנהל את המשימות והזמן שלך.
2. רישום – רשמי את כל המשימות, הדרישות, הציפיות שברצונך לטפל בהם.
3. חשבי  מהם במשאבים שיש לך – כמה זמן, כמה כוח ואנרגיה.
4. היי מציאותית- מה כמות המשימות שניתן להכניס לזמן זה.
5. תיעדוף- התחילי לנהל את המשימות, דמייני שנכנסים אליך לחדר כל המשימות האלו, ואת פועלת כמו בחדר מיון, שמה את הדחופים והחשובים באמת בקבוצה אחת, את הפחות דחופים בקבוצה אחרת ומדרגת מי ראשון ומי שני וקובעת את סדר הטיפול בהם.
הכללים לתיעדוף נכון-
א. קידום מטרה- האם המשימה תורמת להשגת יעד חשוב\ ערך\ מטרה עבורי?
ב. מהם האבנים הגדולות שלי, מה החצץ ומה החול ומה המים. (על פי משל האבנים הגדולות, מצורף)
ג. "מבחן הבדיעבד"- כשתגיעי לסוף היום, האם באמת תחשבי שמשימה זו היא חשובה, או שאפשר היה לעשות זאת בזמן מאוחר יותר? עוד מספר שעות או אפילו מחר.
ד. מבחן "החשוב למי"- יש צורך שיהיה חשוב לך, תשאלי למי המשימה הזו חשובה? האם חשובה לי או לאחרים שמצפים ורוצים שאעשה את הדבר? האם מקדם לי מטרה או למי שדורש ומלחיץ אותי לבצע אותה? ואני לוקחת על עצמי את הצרכים שלו?
6. בחירה- בחרי את מספר המשימות שהזמן יכול להכיל אותם. סמני אותם.
7. וויתור- הסתכלי על יתר המשימות, הסכימי לוותר עליהם כרגע, מתוך הבנה שהוויתור עליהם יאפשר לך לעשות את המשימות החשובות יותר, שיקדמו אותך למטרות שלך. זה שלב קריטי וחשוב מאוד, כי מי שאינו מוכן לוותר לא מצליח לנהל את הזמן והאנרגיות שלו נכון ומשלם את המחירים על כך.

השרביט בידי ואני הקוסם של חיי
הקסם מתבצע ונדרשת לו רק החלטה, מוכנות לעצור רגע, לתעדף, לוותר, לחייך ולעשות!
עשי זאת לפי תחילת היום וברגעים של עומס.  בהתחלה ייקח יותר מכמה דקות, אח"כ הקסם יתבצע בדקת חשיבה מהירה ותשובי לנהל את חייך ועבודתך ביד רמה ובחיוך.

________________________________________________
כתבה לילך זיו-קנדלי, מלווה ומאמנת עסקית ואישית,בעלת כיוונים-אימון עסקי ואישי  www.KIVOONIM.COM