טור הקודם שלי דיברתי על העסקת עובדים ומדיניות שכר. שתי אלה הן סוגיות חשובות ללא ספק, אולם יש סוגיות רבות חשובות לא פחות שיש
לתת עליהן את הדעת עוד לפני יום העבודה הראשון של העובדים החדשים בעסק. אמנה כמה מהסוגיות האלה בטור זה ואשתף אתכם בנסיוני
והמלצותי בנוגע אליהן.
דפנה רביד-ברזלי| 17/06/2010 16:02
הגדרת תפקיד ותיאום ציפיות
העסקת עובד פירושה ההכרה כי אנו לא יכולים לעשות הכל כל הזמן. לכן אנו מקבלים עלינו את עקרון האצלת הסמכויות. רבים מאיתנו בורחים להנחות ולמשפטים כמו "כולנו נעשה את הכל", "הוא יהיה יד ימיני ויעשה את מה שאבקש ממנו", "נגדיר משימות ואחריות תוך כדי תנועה". כל המשפטים האלה הם טעויות. עם ההחלטה על שכירת עובד יש להחליט מיד מה תהיה הגדרת התפקיד שלו, מה יהיו תחומי האחריות שלו והסמכויות שלו, מי ממונה עליו, למי ידווח ומתי ומי יהיו אנשי הקשר שאיתם יעבוד.
כמו כן כדאי להגדיר את מסגרת ההעסקה שלו- כמה ימים וכמה שעות יעבוד, מה מדיניות השכר שלו, מה התנאים שלו ומתי יתקיימו דיוני הערכה ושכר איתו. את כל אלה יש לכלול בשיחת תיאום ציפיות מדוקדקת ומתועדת עם כניסתו של העובד לתפקיד.
הסדרת מעמד וזכויות
מדינת ישראל התקדמה מאוד בחוקי העסקת העובדים וההגנה עליהם בשנים האחרונות. במקביל הפיקוח והאכיפה בנושאים אלה הודקו. לכן אני ממליצה בכל פה להסדיר את כל הנושאים התעסוקתיים עם העובד ולוודא איתו שהוא מכיר ומסכים עם כל תנאי העסקתו. גם כאן אני ממליצה בכל פה לשבת עם העובד ולוודא שיש בניכם הסכמה והבנה מלאה של החובות והזכויות של כל אחד מכם.
האצלת הקשר עם הלקוחות
עד כה לקוחות העסק שלכם התרגלו לקבל שירות מהבעלים. חלקם עשויים לחשוש מהמעבר לטיפול על ידי גורם שלישי ואולי אפילו יחושו שמעמדם נפגע עקב כך. אפשר לנצל את תחילת העסקתו של עובד על מנת לשפר את היחסים עם הלקוחות באמצעות התנהלות נכונה מולם. יתר על כן, אם הלקוחות ירתמו לתהליך ויסכימו לו, נוכל להשתחרר מלחץ העבודה מהר יותר. כדי לעשות כן אני ממליצה לפעול באופנים הבאים:
• כדאי לעבור על רשימת הלקוחות ולהגדיר מי יטפל בהם מעתה. אם איתרנו לקוחות אסטרטגיים ורגישים או כאלה שיחושו נפגעים, כדאי לשקול המשך טיפול בעצמנו.
• חשוב כי נהלי העבודה ושירות הלקוחות יהיו מוסכמים וברורים, לרבות זמן מענה, תיעוד ההתנהלות מול הלקוחות ומדיניות הצפה של תקלות ובעיות.
• עם קליטת העובד יש לתקשר את הנושא ללקוחות במכתב ובשיחת טלפון. מומלץ לא לחסוך משאבים בעניין זה. מחד, יש להגדיר מי הם הלקוחות אותם כדאי לעדכן בטלפון ובנוסף, לשקול עריכת מכתב בשורה ללקוחות, בו תספרו על הצטרפותו של העובד, תפקידיו ותחומי האחריות שלו. חשוב מאוד "לבנות" את העובד מול הלקוחות על מנת שהם יתפסו אותו כנותן שירות ראוי. שיחת הטלפון נועדה על מנת לאפשר אווירה יותר אינטימית ועל מנת להקשיב ללקוחות ולאופן התגובה שלהם. אם ניתן, כמובן שמומלץ לקיים פגישות עם הלקוחות בהם תציגו את העובד החדש.
• בכל מקרה ובכל סוג התקשרות חשוב להדגיש ללקוחות שהצטרפות העובד היא על מנת להעניק להם שירות או מוצר טובים יותר ושאתם תמיד כאן לשירותם.
הימים האבודים
לעיתים הימים הראשונים בהעסקת עובד חדש נחשבים לאבודים מכמה סיבות: לא דאגנו לו למקום לשבת, אין מחשב וטלפון, הלוגיסטיקות לא נגמרו ועוד. בכך אנו מוותרים על התקופה בה יש לעובד את מקסימום המוטיבציה להוכיח את עצמו. כדי להמנע מזה, כל שצריך לעשות הוא להתכונן להגעתו לפני כן ולוודא שבבוקר הראשון שהוא מגיע לעבודה הכל מוכן ומזומן.
ניהול סיכונים
כולנו צריכים להיות אופטימים ולהאמין בבני האדם באשר הם. עם זאת, כניסתם של עובדים חדשים לעסק משמעה הגברת החשיפה לסיכונים שונים, בניהם דליפות מידע, קשיים או אובדן לקוחות, בעיות בניהול ספרים ועוד. כדי להמנע מכך יש להעריך מבעוד מועד מהם הסיכונים אליהם העסק נחשף ולתת להם מענה, באמצעים ופרקטיקות קיימים מבעוד מועד.
ולסיום, הטיפ החשוב ביותר בעיני - עובד בעסק קטן או בינוני הוא שותף לדרך לכל דבר ועניין. אם נצליח להעביר לו את המסר הזה ולהתייחס אליו כך, הוא יהפוך לשותף אמיתי ומהר. בטור הבא אתייחס ליועצים החיצוניים ולדרך המשותפת שלנו איתם.
